Namen sind NICHT Schall und Rauch!

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Wer auch immer das gesagt hat, hat nie mit einem CRM gearbeitet. Aus vielen Gründen ist es wichtig auf die richtige Benennung der Kontakte und der Organisationen zu achten:

  • schnelle Auffindbarkeit bei der Suche
  • Vermeidung von Dubletten
  • Verwendbarkeit bei Massenmailings

Pipedrive hat im Standard nur ein paar Felder bei den Kontakten, die Sie speziell im Deutschen noch ergänzen sollten. Vorhanden sind:

  • Name
  • Telefon
  • Email

Zusätzlich empfehlen wir

  • Anrede (Einfach-Option Herr/Frau)
  • Titel (Einfach-Option in Deutschland (Prof./ Dr) oder in Österreich (Autocomplete für alle verschiedenen Titel)
  • nachgestellter Titel (auch eher nur in Österreich)
  • Position (Textfeld – hier steht, was auf der Visitenkarte oder in der Signatur als Berufsbezeichnung steht)
  • LinkedIn und/oder XING (Textfeld – hier kopiert man den Link zum Profil)

Dann schiebt man noch die Felder an die richtige Stelle. Ein fertig gepflegter Kontakt könnte so aussehen:

Übrigens: Pipedrive erkennt Vor- und Nachnamen. Deswegen können sie in Email-Templates auch die Felder „Nachnamen“ auswählen. Und deswegen ist es auch so wichtig, dass die Namen richtig gepflegt sind. Deswegen kann ich nur den Tipp geben, eine unternehmensweite Richtlinie herauszugeben, die sich daran orientiert:

  • Zuerst der Vorname, dann der Nachname
    Kein: Huber Peter oder Huber, Peter
  • Keine durchgehende Großschreibung (auch wenn es verlockend ist):
    Kein: Hans PETER (auch wenn Peter der Nachname ist. Wenn man vorstehende Regel befolgt, ist das klar)
  • Titel ins eigene Feld
    Kein: Dr. Peter Huber
  • Keine Firmenname oder die Position ins Namenfeld
    Kein: Peter Huber, GF oder Peter Huber (SuperGmbH)
  • Keine Umlaute, wenn sie nicht stimmen auch wenn sie in der Mailadresse stehen. Lieber einmal schnell googlen oder in die Signatur schauen:
    Kein: Peter Mueller
  • Keine Abkürzungen (auch wie im Mail)
    Kein: P. Huber
  • Der zweite Vorname steht immer in der Mitte
    So: Peter Dirk Huber
  • Doppelnamen immer mit Bindestrich ohne Leerzeichen:
    So: Peter Huber-Müller oder Hans-Peter Müller

Bei den Organisationen gibt es eine sehr einfache Regel: IMMER, IMMER und wirklich IMMER den Firmennamen nehmen, der im Impressum steht. Angenehmer Weise gibt es ja eine Pflicht dazu. Wenn genügend Emails an info@pd-experts.com gehen, ergänze ich diesen Artikel noch um den richtigen Umgang mit mehreren Firmensitzen 😉

Als Amazing Tools haben wir natürlich auch ein Tool, das ihnen bei der richtigen Pflege hilft. Damit müssen sie auch nichts mehr eintippen, die Daten sind vollständig und richtig gepflegt und sie sind viel schneller. Nämlich: snapADDY. Ein Datensatz sieht damit zum Beispiel so aus, bevor Sie ihn in Pipedrive exportieren:

Sie sehen: Mit dabei ist auch eine richtige Mailadresse, ebenso die UID-Nummer und Dubletten werden auch gecheckt. Wie das geht? Fragen Sie uns! info@pd-experts.com